SPAZI E CARATTERISTICHE TECNICHE

Partiamo da qui. Diamoci un orientamento:

  • se l’impostazione verso cui ci stiamo orientando è quella classica di “aperitivo ricco” seguito da placè (ovvero la parte servita al tavolo)- open bar e ballo, allora ci serviranno almeno due spazi coperti (e, a seconda del periodo, chiusi e riscaldati) per il nostro piano B in caso di cattivo tempo. Uno ci servirà per l’aperitivo e successivamente per il dopocena, l’altro per il placè.
  • Sì, vero che esistono le tensostrutture, ma sono molto care (ipotizza tranquillamente oltre i 3k per una superficie di 150 mq…e non è difficile salire anche in modo considerevole, se la vuoi di una certa tipologia, con pavimentazione, illuminazione etc) per cui tanto vale cercare una soluzione adeguata in partenza (a meno di avere un motivo particolare – es. è casa tua – per voler scegliere “quella” location)
  • Considera per il placè 1,2 mq per persona (una sala da 120mq per 100 pax comode). Al massimo (ma molto strette e con servizio non agevole, puoi arrivare a 1mq per persona, sempre meglio confrontarsi con il catering e le sue esigenze).
  • I tavoli rotondi da 10 pax (diametro 180 cm) sono quelli che ottimizzano di più lo spazio ma la plancia più piccola (da 8 pax, 160 cm) può funzionare meglio in presenza di elementi architettonici (scale, colonne) che articolano lo spazio (i tavoli più piccoli si “incastrano” meglio.
  • Nei tavoli da 10 puoi far sedere al max 12 pax, in quelli da 8 al max 10 (ma mooolto stretti). Questo ti tornerà utile ricordarlo quando si tratterà di comporre i tavoli perché troverai difficile comporli del numero esatto. Qualcuno ti dirà che le persone devono essere in numero pari. Secondo me è una regola superata. Ti suggerirò invece di tenere presente altre cose nella tua composizione dei tavoli. A tempo debito.
  • Ma considera anche che potrai allestire il tavolo unico imperiale o più tavoli rettangolari. O un mix fra rettangolari e rotondi. Think out-of-the-box.
  • Il tavolo rettangolare unico per 100 o più pax è molto più difficile da gestire e più impegnativo da decorare ma….quanto è bello!! Delle sue peculiarità parleremo quando tratteremo di catering ma per ora ci serve sapere che se vuoi fare un tavolo rettangolare occorre disporre di 0,60 cm lineari (max 0,50 cm stretti) per persona. Ipotizza quindi 30 metri per 100/120 pax. Ecco, qui se vedi una sala lunga probabilmente non basta ;-), deve essere lunghissima ;-)
  • A volte le spose desiderano una sala unica: tieni presente che questo potrebbe portare a escludere alcune soluzioni di grande fascino. Valuta se è davvero così importante. Magari per un matrimonio interamente servito al tavolo…ma se a tavola ci stai solo un’ora e mezza? Se hai dubbi parliamone.

Alcune spose chiedono di allestire un tavolo per gli sposi in ogni stanza per poter mangiare un piatto in ogni ambiente, ho sentito anche di sposi che chiedono due posti liberi ad ogni tavolo (ma quando non ci sono ti sembra di avere “il morto” seduto al tuo fianco non trovi? ;-). Più in generale, io credo che quando l’ospite è a tavola trovi gradevole fare conversazione con chi seduto al suo fianco, non gli importa granchè di poter abbracciare con lo sguardo tutti i 150 ospiti né di avere costantemente “a tiro” gli sposi. L’importante, io credo, è che questi passino almeno una volta a fare un brindisi con loro. Detto ciò, se PER TE è importante lo terremo in considerazione!

Altre cose che terremo presenti:

  • toilettes (una per 100 pax è troppo poca!! e sarà buona cosa negoziare un ripasso del servizio di pulizia durante l’evento). Se abbiamo bambini piccoli verificheremo che la struttura disponga di un fasciatoio, altrimenti è facile da organizzare (basta un tavolo e un asciugamano).
  • Parcheggio (quando il parcheggio è un problema si può optare per un servizio navetta dall’area parcheggio più vicina, da indicare sull’invito)
  • flessibilità per orario e tipo di strumentazione consentita (in alcuni posti permettono solo acustica)
  • logistica (accessi per mezzi e camion frigo, attacchi elettrico e acqua in prossimità della zona da destinarsi alle cucine, passaggi coperti per il servizio)
  • prossimità con centro abitato e servizi (questo nel caso di ospiti stranieri senza macchina in dotazione (spesso vengono trasferiti con navette ma se li abbiamo sistemati in una struttura bellissima ma  un po’ isolata sarà opportuno prevedere delle “gite” organizzate per non farli sentire in una “gabbia d’oro” o organizzare on-site alcuni servizi es. parrucchiere per le signore)
  • necessità/presenza di riscaldamento/aria condizionata (se dovessimo provvedere noi sarebbe piuttosto costoso, soprattutto quando sale ampie e soffitti alti)
  • eventuali vincoli di esclusività o di altro tipo: alcune location impongono un catering o di scegliere fra una selezione da loro fornita, alcune strutture che dispongono anche di camere possono imporre di occuparle la sera dell’evento o eventualmente (magari una parte) anche la sera successiva o quella precedente
  • arredi/attrezzatura eventualmente presenti sul posto e a disposizione (tavoli e sedie per placè, arredi da esterno, guardaroba, cucine etc). Spesso l’utilizzo ha un costo di noleggio (inferiore a quello di mercato). Faremo anche attenzione alla movimentazione nel caso fossero arredi che NON vogliamo utilizzare (potrebbero chiederci un extra per liberare gli spazi e stoccare gli arredi, non vogliamo sorprese e cercheremo per quanto possibile di negoziare questo lavoro all’interno del compenso della location o in quello del catering). Fai anche attenzione a tutto ciò che vedi sul posto: quella vecchia scala, quel tavolo in legno, quella cassettiera….a volte le location nascondono piccoli tesori che potrebbero tornarti utili e neanche lo sanno.

 

TIPOLOGIA

Sai già che le location un po’ inusuali o non convenzionali esercitano su di me sempre un grande fascino. E spesso le spose che mi cercano la pensano allo stesso modo.  A volte addirittura mi dicono proprio “vorrei che fosse una location che non ha mai ospitato un matrimonio prima del mio”.  (Gulp!) Secondo me questo desiderio non è per fare gli “eccentrici” o gli “esclusivi” ma semplicemente perché non vogliamo essere omologati. Non ci piace perderci in mezzo ai tanti, e vorremmo che tutto, proprio tutto, rispecchiasse la nostra “unicità”.

A volte location “inusuale” può comunque significare una location già attrezzata e già utilizzata per eventi, altre volte “inusuale” significa sudore e sangue (ok ok sto esagerando dai ;-) !!) per ottenerla e/o per renderla idonea a ospitare un evento.

Mi è capitato più volte e lasciatemi dire che può non essere affatto facile, ma sapete che a me piacciono le sfide: per avere l’hangar dei veicoli leggeri abbiamo dovuto sottoporre la nostra richiesta al direttivo di tutti i soci, per avere la scuola Holden ho dovuto personalmente convincere il presidente Baricco (dopo un primo deciso rifiuto), per avere una piazza in un piccolo borgo ligure ho dovuto non solo convincere il sindaco ma anche tutti gli esercizi commerciali che sulla piazza si affacciavano. Questo per dire che quando si vuole percorrere questa strada abbiamo qualche incertezza in più e anche un margine di “insuccesso” da considerare (per ora mi è sempre andata bene, ma non escludo che prima o poi mi arrivi un “no” a cui non riesca ovviare). Potrebbe quindi capitare, se abbiamo deciso di voler esplorare location “inusuali”, che io ti proponga una location su cui non ho garanzia di aver accesso.  Se ti va di provarci però, io sono sempre pronta!

Ho ancora un bel po’ di informazioni/consigli/raccomandazioni da farti in merito alla location, ma non preoccuparti cara sposa, a tempo debito troverai un e-book caricato sulla nostra piattaforma. E avremo modo di approfondire. Come? Non sei ancora una mia sposa? cosa stai aspettando? Come dici? Manca ancora l’anello? E allora salvami fra i preferiti e inizia a fargli gli occhi dolci ;-) !!!!