Chi si ricorda il Capitolo 1? Curiosi di sapere cos’altro è successo?

Mentre terminava la cerimonia, sul luogo del ricevimento erano arrivate le fantomatiche “Sissy”. Sedie in ferro battuto smaltate bianche con delle decorazioni nello schienale. Arrivate a mezzogiorno con arrivo ospiti previsto intorno alle 13!! Tutti, dal fiorista ai camerieri, si sono scapicollati a sballare e posizionare le sedie. Non era un’operazione da poco perchè le sedie non erano a noleggio ma predisposte (e quindi imballate) per la vendita. Perchè vi chiederete, siete curiosi di sapere anche questa storia? Eccovela.

Il trasportatore della società di noleggio era arrivato al mattino presto per scaricare. Nel momento in cui avevo visto il camion, un pessimo presentimento. Troppo piccolo. Le Sissy non si impilano bene avrebbero dovuto occupare più spazio.

Controllo subito: non erano le mie sedie. Non erano le sedie che avevo ordinato! con tanto di contratto dettagliato, foto e codice identificativo. Porcapaletta. Adesso potete capire quanto la sorpresa della sala sbagliata in comune (successiva in ordine temporale) mi si fosse parata davanti come una corsa a ostacoli! Mai in un matrimonio due sorprese di tale entità. Quando si dice che la wp deve avere buone doti di problem solving non ci si sbaglia proprio.

Le sedie che erano arrivate erano le Susy, in legno bianche pieghevoli. Non erano male, le avevamo valutate come alternativa ma la sposa aveva preferito nettamente le altre. Avrebbero  potuto matchare ugualmente bene con il tema botanico e i nostri allestimenti. Qui in Italia si vedono poco ma nei matrimoni stranieri imperversano. Per gli sposi non sarebbe stato un grosso problema, ma alla mamma della sposa proprio non piacevono, me lo disse per telefono la sorella della sposa (mentre la sposa si godeva l’ultimo trattamento in spa ;-)), in modo garbato e adorabile, come sicuramente la mamma lo aveva detto a lei (perchè la famiglia tutta è un esempio di buone maniere e profonda umanità).

E quindi ancora di più premeva trovare una soluzione. Di sabato mattina, con ricevimento all’ora di pranzo, non a milano nè a torino ma ad assisi. Ovviamente non appena le avevo viste avevo immediatamente chiamato il fornitore. Dopo un suo veloce controllo mi richiama: è vero, le sedie caricate erano le susy quando avrebbero dovuto essere le sissy, mortificato per l’accaduto, mai successa una cosa del genere in vita sua (la stessa cosa che mi avrebbe poi detto il responsabile del comune di lì a un’ora…e che cavolo….tutte oggi ??). Ovviamente saremmo stati rimborsati per intero ma al momento che fare? Era la prima volta che lavoravamo insieme, avevo cercato un fornitore in zona per gli arredi. Mi dice che ha già verificato e non ha nessuno in magazzino che gli prepari le sedie corrette, è un wend denso di consegne e anche mezzi e autisti non sono facili da recuperare al volo, si prodiga a chiamare dei colleghi ma non trova una soluzione (in pochi hanno quelle sedie). Faccio anch’io un po’ di telefonate ma sembra difficile trovare una soluzione. E ora vi racconto come abbiamo risolto anche questa.

Il nostro referente della struttura che ospitava il ricevimento (e tutti i soggiorni degli ospiti) aveva aihmè avuto un incidente stradale pochi giorni prima del nostro evento. Era a letto imbustata e con clavicola rotta ma, mi disse, avrebbe comunque vegliato su di noi. Francesca è anche la ragazza che, quando la sposa non ha un wedding planner, si occupa di coordinare i matrimoni. Era quindi stato un approccio molto delicato il mio nei suoi confronti. Avevo bisogno della sua collaborazione, e non volevo che si sentisse “detronizzata” dal suo ruolo. Ragazzi non mi stancherò mai di dire che il segreto di ogni successo è l’affiatamento della squadra che ci lavora. Per cui mi ero impegnata in tutti i modi nella fase organizzativa per coinvolgerla su tutti gli avanzamenti. Cercando di appassionarla al progetto e di guadagnare il suo rispetto. Quando le avevo mostrato le sedie che avevamo scelto, lei mi aveva subito detto che erano molto simili a quelle che poco tempo prima aveva proposto al suo responsabile di acquistare per la tenuta. Le produceva un’azienda della zona. Din don!! Non appena ho informato Francesca del problema con le sedie lei si è subito prodigata per contattare l’azienda e ….Bingo!! Avrebbe forse potuto in seguito scalare il costo del noleggio da quello di acquisto? una buona opportunità per convincere il suo responsabile ma non era quella la cosa importante in quel momento. Avevamo trovato le sedie! Non ero stata io direttamente e non voglio prendermi questo merito che è tutto suo, ma il merito di esser riuscita a creare una bella squadra ed avere l’appoggio, il massimo impegno ed aiuto da tutti i collaboratori e fornitori…bhè quel merito intendo prendermelo! Se non fossi riuscita a costruire quel tipo di rapporto con Francesca, probabilmente non avrei ricevuto un tale aiuto. E la ringrazio ancora perchè lei è stata il mio secondo angelo della giornata.

Alle miei ragazze dico sempre: ci sono tanti problemi che devono essere riconosciuti e risolti con anticipo o prevenuti (giusto per fare qualche esempio, bagni in numero insufficiente, posteggi limitati, potenza del quadro elettrico troppo bassa etc), e poi ci sono una serie di contrattempi che possono sopraggiungere e sono assolutamente imprevedibili (qualcuno potrà obbiettare: perchè non le hai fatte arrivare prima per avere il tempo di controllarle? ahimè non si poteva, erano utilizzate su un servizio! e comunque a volte non si riesce perchè le location non hanno vani di stoccaggio o perchè un eventuale costo extra fa propendere per una consegna il giorno dell’evento….in effetti questo tipo di errori non è così frequente e spesso si fa una valutazione costi/benefici).

Quando lavoravo alle Olimpiadi avevamo un intero reparto di Crisis Management. Ovvero ogni possibile eventualità era stata analizzata, studiata, schedata, e per ognuna era stato elaborato un piano di azione condiviso con i reparti coinvolti. E ovviamente tutta la macchina organizzativa è stata anche testata prima del grande evento. Proprio “test events” venivano chiamati gli eventi minori che precedevano le gare olimpiche e servivano a verificare il perfetto funzionamento delle strutture, delle tecnologie, del personale. Ma avete idea che costo può avere tutto ciò? Per un matrimonio non è pensabile poter testare ogni cosa prima dell’evento, nè preparare crisis management plan per ogni eventualità. Ovviamente è una questione di budget e di rapporto costo/benefici. Bisogna pianificare tutto il possibile, affidarsi a professionisti e meritare il loro pieno sostegno, e poi esser pronti a reagire al contrattempo con prontezza e lucidità al meglio delle nostre capacità.

E’ stato senza dubbio un dei più bei matrimoni a cui io abbia lavorato. Sono stata felicissima del risultato. E ora sapete anche due aneddoti che stanno dietro le quinte.

Arriverà anche un capitolo 3 a proposito di questo matrimonio, non racconterà di altri imprevisti (!)  ma vorrei che ci facessimo insieme quattro risate ;-) !!

Alla prossima quindi!